Eficiência X Eficácia X Efetividade

Eficiência, Eficácia e Efetividade sempre dão um nó na cabeça dos administradores, então resolvi definir de maneira bem fácil os 3 conceitos:

Dizemos que uma pessoa e/ou empresa é EFICIENTE quando ela utiliza produtivamente ou de maneira econômica seus recursos e consegue atingir seus objetivos e metas. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente ela é.

Eficiência é alcançada quando o executivo manipula, de forma adequada, os insumos de que necessita para atingir seus produtos. (CURY, A. em Organização & Métodos – uma visão holística, p. 21) 

EFICÁCIA  é quando uma pessoa e/ou empresa atinge seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos mais eficiente ela é. Neste caso, não consideramos os recursos utilizados para atingir o objetivo, só consideramos se atingiu ou não o objetivo.

Eficácia é atingida quando, o gerente atinge seus produtos, de maneira apropriada, como programado. (CURY, A. em Organização & Métodos – uma visão holística, p. 21) 

EFETIVIDADE é quando associamos Eficiência e Eficáía na mesma pessoa e/ou empresa.

Continue acompanhando o Blog PEGG.

Cristina Brasão

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Processos: Tipos e Gestão

Em administração fala-se muito sobre PROCESSO. Mas o que é isso e para que serve?

Processo é um conjunto de atividades estruturadas e destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente. É a ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e entradas e saídas claramente identificadas. O processo é entendido como uma série de atividades que fornecem valor a um cliente (CHAVENATO, I., 2008, p.16)

Podemos dizer que todas as atividade podem ser classificadas como processos, o que muda é o tipo, a complexidade e o tratamento dado para cada um deles.

Existem muitos tipos de processos e para facilitar o entendimento de cada um deles, vou dar exemplos que ocorrem no seu dia-a-dia. Slack N., Chambers S. e Johnston R. descrevem os seguintes tipos de Processos:

a)      Processo de Projeto: é aquele processo bastante customizado, com alta variedade e baixo volume de produção. O período de tempo para conclusão deste tipo de processo é relativamente longo. As atividades envolvidas no processo são incertas e podem ser adequadas durante o processo. Têm início e fim bem definidos, os recursos são específicos para cada processo, cada output é muito grande e ocorrência de muitas atividades simultâneas. Podemos dar exemplo de uma empresa que quer abrir uma filial em outra cidade/estado/país e determina uma pessoa ou um grupo de pessoas para implementar esta filial.

b)      Processo de jobbing: é muito parecido com o processo de projeto, mas aqui os recursos deixam de ser únicos e passam a ser compartilhados em vários processos. As atividades desenvolvidas continuam tendo alto grau de complexidade, mas o produto final a ser entregue é menor que no processo por projeto. Podemos dar exemplo de  uma equipe responsável pela expansão de uma empresa (abertura de filiais em vários locais). Nesta equipe tem uma pessoa responsável pela escolha da cidade/estado/país, uma responsável por encontrar o imóvel, uma responsável por recrutamento e seleção da equipe etc. São partes menores de um processo maior e cada pessoa trabalha simultaneamente em vários processos.

c)      Processo em lote ou batelada: Aqui neste tipo de processo a variedade cai drasticamente e o volume aumenta. Podemos citar um administrador que separa uma parte do seu dia apenas para despachar e assinar documentos.

d)      Processos de Produção em massa: variedade muito baixa e alto volume de produção. Podemos dar exemplo daquele estagiário ou técnico que cuida única e exclusivamente de uma máquina na linha de produção de determinado produto.

e)      Processos contínuos: são aqueles com menos variedade que os processos de produção em massa, alto volume e que são contínuos ou permanecem por períodos bastante ongos. Podemos citar um gestor que faz acompanhamento e orientação dos estagiários da área.

Na prática, os processos servem para uniformizar e padronizar a forma como determinada atividade é executada. Esta uniformidade, garante produtividade, controle de qualidade, previne contra erros durante a execução, facilita treinamento de funcionários, reduz custos etc.

Espero que este post tenha auxiliado vocês!

Leia também o post sobre melhoria contínua de processos através da ferramenta Ciclo PDCA.

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? Princípio de Pareto (7/7)

Queridos Leitores,

Hoje vou falar sobre a nossa última ferramenta para auxiliá-lo a analisar e resolver problemas.

A ferramenta de hoje é o Pareto também conhecido como princípio 80-20.

No fim do século XIX, o economista sociopolítico Vilfredo Pareto observou que havia uma distribuição desigual de riqueza e poder na população. Depois de alguns estudos, ele concluiu matematicamente que 80% da riqueza estava nas mãos de 20% da população. Daí, a origem do nome.

O Pareto é um recurso gráfico utilizado para estabelecer ordem e demonstrar esta proporção nos problemas enfrentados pelas empresas.

Vou dar um exemplo para ficar mais fácil. Vamos investigar o que causa as trocas de produto em uma loja de confecções. Os motivos podem ser muitos:

  • tamanho errado
  • defeito de fábrica
  • tecido encolheu
  • cor desbotou
  • cor não agradou o cliente
  • modelo não agradou o cliente
  • etc.

Para construir o pareto você deverá:

  1. listar todos os motivos/causas de troca das roupas na sua loja (veja primeira coluna da tabela abaixo).
  2. quantificar cada um deles (esta informação corresponde à coluna frequência relativa na tabela abaixo).
  3. Em seguida fará o cálculo de frequência acumulada e
  4. Cálculo de percentual referente à frequência acumulada. Veja preenchimento na tabela abaixo.
  5. E finalmente o gráfico

Pelo gráfico pode-se verificar facilmente que os 3 primeiros itens correspondem a 80% das trocas, logo a solução pode concentrar-se aí.

Se a lista tivesse 20 ou 30 itens, o resultado seria semelhante, pois 80% dos problemas estariam concentrados em poucos itens, enquanto que 20% estariam distribuídos em muitos itens. Atender os 20% requer muito investimento para proporcionar pouco resultado.

Espero que esta série de posts tenha te ajudado na rotina diária de tomada de decisão na sua empresa. Se você tiver sugetão de post, dúvidas ou comentários, entre em contato comigo.

Acompanhem o blog, pois terei uma surpresinha pra vocês!

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? Análise GUT (6/7)

Hoje vou falar sobre a análise GUT: Gravidade, Urgência, Tendência.

Esta ferramenta de hoje vai ajudar você a analisar o “problema” sob os pontos de vista da gravidade, da urgência e da tendência. Também podemos chamar estes pontos de vista de pilares.

  • GRAVIDADE: intensidade ou profundidade dos danos que o problema pode causar se não houver atuação sobre ele.
  • URGÊNCIA: tempo para eclosão de danos ou resultados indesejáveis que o problema pode causar se não houver atuação sobre ele.
  • TENDÊNCIA: desenvolvimento que o problema terá na ausência da ação sobre ele.

Para cada um deste pilares teremos uma escala pré-definida para auxiliar na análise. As escalar utilizadas para cada um dos pilares estão representadas na figura abaixo.

Note que no pilar Gravidade, quanto mais grave for o problema maior será sua classificação no Score.

No pilar Urgência, quanto menos prazo você tem para resolver o problema, maior o Score.

E no pilar Tendência, quanto pior for o cenário futuro deste problema maior o Score.

Para auxiliar a análise sugiro que faça uma planilha parecida com a figura a seguir:

 

Na primeira coluna você deverá listar todos os “problemas” existentes na sua empresa. A seguir colocará uma coluna para cada pilar. Veja que cada problema receberá pontuação 3 vezes, uma para cada pilar ou ponto de vista. Na última coluna você fará a multiplicação dos 3 pilares e obterá um resultado X. Você deverá atacar os problemas com maior resultado desta multiplicação ou poderá ser um critério de escolha ou estabelecimento de prioridades. 

Esta ferramenta pode ser aplicada por qualquer pessoa em qualquer cargo e em qualquer empresa ou até mesmo na sua vida pessoal.

Espero ter ajudado com mais esta ferramenta.

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? OFPISA (5/7)

Em administração fala-se muito em planejamento. Eu já falei sobre este assunto aqui no BLOG PEGG algumas vezes, mas será que todo mundo sabe o que é planejamento?

Segundo o dicionário Houaiss:

“substantivo masculino
1    ato ou efeito de planejar
2    serviço de preparação de um trabalho, de uma tarefa, com o estabelecimento de métodos convenientes; planificação
3    determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação”

E como fazer um planejamento?

O método de hoje é o OFPISA e vai auxiliar você nesta tarefa tão importante da gestão. Veja significado da sigla:

  1. O: Escolher OBJETIVO (Nesta fase você deverá responder as perguntas listadas abaixo.) 
    O que viemos fazer aqui hoje?
    •Onde queremos chegar?
    •Como saberemos que teremos alcançado o objetivo?
  2. F: Coletar FATOS(Nesta fase você deverá investigar o assunto/problema respondendo as perguntas abaixo:) 
    O que está ocorrendo?
    •De quais informações dispomos?
    •Todos os envolvidos as conhecem?
    •Quem ou o que poderia nos fornecer mais dados?
    •São suficientes?
    •Quais nossos limites (legais, temporais, normas etc)
    •Quais foram as tentativas anteriores?
  3. P: Diagnosticar PROBLEMA(Esta é a fase do diagnóstico)
    Como o problema poderia ser declarado?
    •O foco é no problema ou na solução?
    •Se nada fosse feito o que ocorreria?
    •QUEM / O QUE é afetado pelo problema?
  4. I: Gerar IDÉIAS(Fase do Brainstorming, nosso velho conhecido e já tratado nesta série de posts) 
    •Uso de ferramentas
    •Alguém mais deveria auxiliar?
    •Brainstorming
  5. S: Construir SOLUÇÕES  (Aqui você irá contruir a planilha de avaliação do Brainstorming já comentada aqui nesta série de posts) 
    •Construa a Matriz de Avaliação de Brainstorming
  6. A: Planejar ACEITAÇÃO (Nesta última fase você irá tornar viável ou implementar o seu planejamento). 
    •De que forma posso implementar?
    •Quais as necessidades decorrentes (financeiro/ material/ pessoas/ prazos/ patrocinadores ou parceiros?
    •Quais as consequencias da proposta no curto, médio e longo prazo?

Espero ter ajudado você!

Cristina Brasão

 

O que viemos fazer aqui hoje?
Onde queremos chegar?
Como saberemos que teremos alcançado o objetivo?

Você sabe analisar e resolver problemas? Diagrama Ishikawa(4/7)

Hoje vou falar sobre o Diagrama Ishikawa ou Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito.

Este diagrama foi proposto por Kaoru Ishikawa na década de 60 e é bastante utilizado para auxiliar na localização de causas de perda de qualidade no produto e no processo de produção.

É uma ferramenta gráfica utilizada para explorar e representar opiniões a respeito de fontes de variações em qualidade de processo, mas que pode perfeitamente ser utilizada para a análise de problemas organizacionais genéricos. Podemos conciliar com o Diagrama de Ishikawa outro método já comentado nesta série de posts, o Brainstorming para fazer o levantamento de causas e efeitos.

Sempre que você se deparar com esta figura, estarádiante de um Diagrama de Ishikawa.

Nas estremidades de cada espinha sempre será representado um dos 6 fatores listados abaixo:

  1. Máquina: equipamentos e máquinas
  2. Método: procedimentos, rotinas e técnicas que podem interferir no processo.
  3. Material: insumos, matérias-primas, sobressalentes, peças etc.
  4. Mão-de-obra: inclui todos os aspectos relativos à pessoal.
  5. Medida: aferição e calibração dos instrumentos de medida.
  6. Meio ambiente: condições ou aspectos ambientais que podem afetar o processo.

As causas ou fatores são representados por setas que concorrem às espinhas conforme a figura abaixo:

Note que nem sempre haverá causa para todos os fatores.

Continue acompanhando a série de posts.

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? 5W2H (3/7)

Hoje o tema é o método 5W2H.

Este é o tópico mais simples dentre os 7 discutidos nesta série de posts.

Trata-se de um checklist utilizado para garantir que a operação/tarefa/comunicação será conduzida e concluída sem nenhuma dúvida/erro/falha.

Mais uma vez, a origem do nome do método de hoje vem do inglês:

  • What – O que será feito
  • Why – Por que será feito
  • Where – Onde será feito
  • When – Quando será feito
  • Who – Por quem será feito
  • How – Como será feito
  • How much – Quanto custará fazer

Para cada ação/problema/atividade, você deverá responder a estas peguntas.

Se preferir, pode fazer uma planilha contendo os 5W2H por ação/atividade/problema.

Agora é só colocar em prática.

Continue acompanhando a série!

Cristina Brasão