Planejamentos Estratégico, Tático e Operacional – Parte 3/7

Conforme vimos nos posts anteriores da série, o Planejamento estratégico se desdobra em Planejamento Táticos, podem ser descritos em 4 grandes planos: Financeiro, de Marketing, de Gestão de Pessoas e de Produção. Veja mais detalhes a seguir. Continue lendo

Anúncios

As 5 forças de Porter

Hoje vou falar sobre uma das melhores ferramentas já descritas para análise do microambiente e estratégia competitiva entre empresas.

Ela serve para você analisar o mercado onde sua empresa está inserida, analisando seus concorrente, fornecedores e clientes.

Esta ferramenta foi descrita por Michael Porter em 1979 de maneira muito simples. O Gráfico abaixo resume a ferramenta que pode ser utilizada por empresas de todos os tamanhos e inseridas em quaisquer mercados. Continue lendo

Eficiência X Eficácia X Efetividade

Eficiência, Eficácia e Efetividade sempre dão um nó na cabeça dos administradores, então resolvi definir de maneira bem fácil os 3 conceitos:

Dizemos que uma pessoa e/ou empresa é EFICIENTE quando ela utiliza produtivamente ou de maneira econômica seus recursos e consegue atingir seus objetivos e metas. Quanto mais alto o grau de produtividade ou economia na utilização dos recursos, mais eficiente ela é.

Eficiência é alcançada quando o executivo manipula, de forma adequada, os insumos de que necessita para atingir seus produtos. (CURY, A. em Organização & Métodos – uma visão holística, p. 21) 

EFICÁCIA  é quando uma pessoa e/ou empresa atinge seus objetivos. Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos mais eficiente ela é. Neste caso, não consideramos os recursos utilizados para atingir o objetivo, só consideramos se atingiu ou não o objetivo.

Eficácia é atingida quando, o gerente atinge seus produtos, de maneira apropriada, como programado. (CURY, A. em Organização & Métodos – uma visão holística, p. 21) 

EFETIVIDADE é quando associamos Eficiência e Eficáía na mesma pessoa e/ou empresa.

Continue acompanhando o Blog PEGG.

Cristina Brasão

Processos: Tipos e Gestão

Em administração fala-se muito sobre PROCESSO. Mas o que é isso e para que serve?

Processo é um conjunto de atividades estruturadas e destinadas a resultar em um produto especificado para um determinado cliente. É a ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço, com um começo, um fim, e entradas e saídas claramente identificadas. O processo é entendido como uma série de atividades que fornecem valor a um cliente (CHAVENATO, I., 2008, p.16)

Podemos dizer que todas as atividade podem ser classificadas como processos, o que muda é o tipo, a complexidade e o tratamento dado para cada um deles.

Existem muitos tipos de processos e para facilitar o entendimento de cada um deles, vou dar exemplos que ocorrem no seu dia-a-dia. Slack N., Chambers S. e Johnston R. descrevem os seguintes tipos de Processos:

a)      Processo de Projeto: é aquele processo bastante customizado, com alta variedade e baixo volume de produção. O período de tempo para conclusão deste tipo de processo é relativamente longo. As atividades envolvidas no processo são incertas e podem ser adequadas durante o processo. Têm início e fim bem definidos, os recursos são específicos para cada processo, cada output é muito grande e ocorrência de muitas atividades simultâneas. Podemos dar exemplo de uma empresa que quer abrir uma filial em outra cidade/estado/país e determina uma pessoa ou um grupo de pessoas para implementar esta filial.

b)      Processo de jobbing: é muito parecido com o processo de projeto, mas aqui os recursos deixam de ser únicos e passam a ser compartilhados em vários processos. As atividades desenvolvidas continuam tendo alto grau de complexidade, mas o produto final a ser entregue é menor que no processo por projeto. Podemos dar exemplo de  uma equipe responsável pela expansão de uma empresa (abertura de filiais em vários locais). Nesta equipe tem uma pessoa responsável pela escolha da cidade/estado/país, uma responsável por encontrar o imóvel, uma responsável por recrutamento e seleção da equipe etc. São partes menores de um processo maior e cada pessoa trabalha simultaneamente em vários processos.

c)      Processo em lote ou batelada: Aqui neste tipo de processo a variedade cai drasticamente e o volume aumenta. Podemos citar um administrador que separa uma parte do seu dia apenas para despachar e assinar documentos.

d)      Processos de Produção em massa: variedade muito baixa e alto volume de produção. Podemos dar exemplo daquele estagiário ou técnico que cuida única e exclusivamente de uma máquina na linha de produção de determinado produto.

e)      Processos contínuos: são aqueles com menos variedade que os processos de produção em massa, alto volume e que são contínuos ou permanecem por períodos bastante ongos. Podemos citar um gestor que faz acompanhamento e orientação dos estagiários da área.

Na prática, os processos servem para uniformizar e padronizar a forma como determinada atividade é executada. Esta uniformidade, garante produtividade, controle de qualidade, previne contra erros durante a execução, facilita treinamento de funcionários, reduz custos etc.

Espero que este post tenha auxiliado vocês!

Leia também o post sobre melhoria contínua de processos através da ferramenta Ciclo PDCA.

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? Princípio de Pareto (7/7)

Queridos Leitores,

Hoje vou falar sobre a nossa última ferramenta para auxiliá-lo a analisar e resolver problemas.

A ferramenta de hoje é o Pareto também conhecido como princípio 80-20.

No fim do século XIX, o economista sociopolítico Vilfredo Pareto observou que havia uma distribuição desigual de riqueza e poder na população. Depois de alguns estudos, ele concluiu matematicamente que 80% da riqueza estava nas mãos de 20% da população. Daí, a origem do nome.

O Pareto é um recurso gráfico utilizado para estabelecer ordem e demonstrar esta proporção nos problemas enfrentados pelas empresas.

Vou dar um exemplo para ficar mais fácil. Vamos investigar o que causa as trocas de produto em uma loja de confecções. Os motivos podem ser muitos:

  • tamanho errado
  • defeito de fábrica
  • tecido encolheu
  • cor desbotou
  • cor não agradou o cliente
  • modelo não agradou o cliente
  • etc.

Para construir o pareto você deverá:

  1. listar todos os motivos/causas de troca das roupas na sua loja (veja primeira coluna da tabela abaixo).
  2. quantificar cada um deles (esta informação corresponde à coluna frequência relativa na tabela abaixo).
  3. Em seguida fará o cálculo de frequência acumulada e
  4. Cálculo de percentual referente à frequência acumulada. Veja preenchimento na tabela abaixo.
  5. E finalmente o gráfico

Pelo gráfico pode-se verificar facilmente que os 3 primeiros itens correspondem a 80% das trocas, logo a solução pode concentrar-se aí.

Se a lista tivesse 20 ou 30 itens, o resultado seria semelhante, pois 80% dos problemas estariam concentrados em poucos itens, enquanto que 20% estariam distribuídos em muitos itens. Atender os 20% requer muito investimento para proporcionar pouco resultado.

Espero que esta série de posts tenha te ajudado na rotina diária de tomada de decisão na sua empresa. Se você tiver sugetão de post, dúvidas ou comentários, entre em contato comigo.

Acompanhem o blog, pois terei uma surpresinha pra vocês!

Cristina Brasão

Teoria das filas

Você com certeza já ouviu falar sobre a teoria das filas, mas o que é isso?

Esta teoria descreve a forma como os clientes entram nas filas e esperam para serem atendidos. A palavra clientes, aqui utilizada pode ser entendida como: pessoas, caminhões a serem carregados/descarregados, pedidos a serem atendidos, dados a serem processados etc.

Algumas das formas de fazer este atendimento são:

  • FCFS (First Come, First Served): Primeiro a Chegar, Primeiro a ser Atendido.
  • FIFO (First In, First Out): Primeiro a Entrar, Primeiro a ser Atendido.
  • LCFS (Last Come, First Served): Último a Entrar, Primeiro a ser Atendido.
  • LIFO (Last In, First Out): Último a Entrar, Primeiro a ser Atendido.
  • Fila com prioridade: a cada cliente é atribuída uma prioridade e os clientes com maior prioridade são atendidos primeiro.
  • Round-robin (algoritmo): cada cliente tem tempo para ser atendido. Se durante o tempo estabelecido, o cliente não foi atendido, ele é retirado da fila e outro passa a ser atendido. Posteriormente, o cliente que foi interrompido retorna e continua a sua atividade. É comum em escalonamento de processos e atividades na CPU do seu computador.

Cada empresa deverá analisar qual a opção mais adequada para atender seus clientes. Para ajudá-lo a entender melhor a Teoria das Filas preparei uma esquema demonstrado no arquivo disponibilizado neste link.

Até a próxima.

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? Análise GUT (6/7)

Hoje vou falar sobre a análise GUT: Gravidade, Urgência, Tendência.

Esta ferramenta de hoje vai ajudar você a analisar o “problema” sob os pontos de vista da gravidade, da urgência e da tendência. Também podemos chamar estes pontos de vista de pilares.

  • GRAVIDADE: intensidade ou profundidade dos danos que o problema pode causar se não houver atuação sobre ele.
  • URGÊNCIA: tempo para eclosão de danos ou resultados indesejáveis que o problema pode causar se não houver atuação sobre ele.
  • TENDÊNCIA: desenvolvimento que o problema terá na ausência da ação sobre ele.

Para cada um deste pilares teremos uma escala pré-definida para auxiliar na análise. As escalar utilizadas para cada um dos pilares estão representadas na figura abaixo.

Note que no pilar Gravidade, quanto mais grave for o problema maior será sua classificação no Score.

No pilar Urgência, quanto menos prazo você tem para resolver o problema, maior o Score.

E no pilar Tendência, quanto pior for o cenário futuro deste problema maior o Score.

Para auxiliar a análise sugiro que faça uma planilha parecida com a figura a seguir:

 

Na primeira coluna você deverá listar todos os “problemas” existentes na sua empresa. A seguir colocará uma coluna para cada pilar. Veja que cada problema receberá pontuação 3 vezes, uma para cada pilar ou ponto de vista. Na última coluna você fará a multiplicação dos 3 pilares e obterá um resultado X. Você deverá atacar os problemas com maior resultado desta multiplicação ou poderá ser um critério de escolha ou estabelecimento de prioridades. 

Esta ferramenta pode ser aplicada por qualquer pessoa em qualquer cargo e em qualquer empresa ou até mesmo na sua vida pessoal.

Espero ter ajudado com mais esta ferramenta.

Cristina Brasão