Administração do tempo – 4/8 (Prazos e Objetivos)

Agora que você já sabe como utilizar seu tempo e como estabelecer prioridades, vou falar sobre dois tópicos importantes: definição de prazos e objetivos.

Definição de Prazos

Fonte imagem: www.munho.blogspot.com

Se você é destas pessoas que sempre deixa tudo para depois, você precisa urgentemente começar a estabelecer prazos para tudo na sua vida. E mais importante que estabelecer os prazos é cumprí-los!

Veja algumas dicas para auxiliá-lo(a) neste cumprimento de prazos:

• tarefa chata: fazer sempre no início do dia, deixar recadinhos em cima da mesa ou em local visível na noite anterior para que você não a deixe de fazer a tarefa, faça uma lista de pontos positivos por cumprir esta tarefa chata.
• tarefa parece assustadora: elabore um fluxograma ou mapa de micro tarefas para cumprir a tarefa maior, esclarecer melhor os objetivos desta tarefa, estabelecer metas precisas para cumprí-la.
• você depende de outras pessoas: estabeleça prazos e metas para cada pessoa e é importante que ao estabelecer estes prazos você considere uma margem de atraso.
• você tem medo de mudanças: altere o ambiente que o cerca, altere sua rotina ou simplesmente não faça nada.
• você está com excesso de tarefas: não assuma mais tarefas antes de reavaliar suas condições para cumprí-las, se necessário negocie prazos maiores.
• você sente que não tempo suficiente para fazer tudo que precisa: dedique 5 minutos para as tarefas que já vem adiando há tempos e vá aumentando gradativamente até finalizar, tenha uma lista de tarefas rápidas sempre à mão e as execute entre as tarefas maiores e demoradas, isto irá dar a sensação de maior produtividade.

Não faça muitas coisas ao mesmo tempo, isso aumentará a chance de erro.

Não tente ser perfeito!

Antes de deixar uma tarefa de lado, pense nas consequência por não cumprí-la.

Definição de objetivos

Fonte imagem: www.arildoiap.blogspot.com

Ter objetivos claros é fundamental para daministrar melhor o seu tempo, caso contrário você ficará sem saber pra que direção ir.

Todos os anos você poderá fazer uma lista de objetivos pessoais e outra de obejtivos profissionais. Estabeleça prioridades pelo Sistema ABC, já aprendido aqui e cumpra-os, respeitando os prazos, claro!

Se seu obejtivo for muito complexo, exibir muito tempo de dedicação ou for de longo prazo, estabeleça objetivos menores com prazos menores. Isso aumenta a chance de você conseguir atingí-lo.

Até o próximo post.

Cristina Brasão

Administração do tempo – 3/8 (Pareto ou Princípio 80-20)

Outra técnica que pode ser utilizada para o estabalecimento de prioridades é o Pareto ou Princípio 80-20, que diz que 20% das suas atividades são responsáveis por 80% dos seus resultados e 80% das suas atividades são responsáveis por apenas 20 do seu resultado. É isso mesmo!

Então foque seus esforços apenas nas atividades que lhe renderão bons resultados.

Veja post completo e exclusivo sobre esta técnica aqui neste ost já publicado no BLOG PEGG.

Até o próximo post.

Cristina Brasão

Administração do tempo – 2/8 (Establecendo prioridades pelo Sistema ABC)

Esta é uma técnica muito simples e muito eficaz para o estabelecimento de prioridades e pode ser utilizada por todos.

A técnica consiste na classificação das suas tarefas diárias. Veja como:

A -É aquela tarefa que precisa ser feita imediatamente, ou seja,  crítica e imediata;

B -É aquela tarefa que importante, mas não precisa ser feita imediatamente, ou seja, importante e menos sensível ao prazo;

C – É aquela tarefa que não existe urgência no cumprimento, mas que deverá ser feita;

D – É aquela tarefa que pode ser descartada. Este tipo de tarefa será eleminado do seu dia, por isso, chamamos o método de Sistema ABC, já a tarefa do tipo D será descartada.

Para ausiliá-lo na organização dos tipos de atividades, você poderá:

• Dividir a folha da sua agenda em 3 partes;
• Utilizar aqueles lembretes auto-adesivos de cores diferentes. Uma cor para cada classificação.
• Anotar as tarefas com cores diferentes. Uma cor para cada classificação.
• Ou desenvolver seu próprio método.

O importante é que a cada nova tarefa que entrar na sua agenda esta classificação seja revisada, pois é possível que a nova tarefa afete o cumprimento de todas as outras.

Você deverá seguir à risca sua lista de tarefas, focando primeiramente nas tarefas do tipo A, depois B e depois C. Quando estiver cumprindo tudo que foi planejado, você conseguiu atingir o objetivo da administração do tempo.

Continue acompanhando a série.

Cristina Brasão

Administração do tempo – 1/8

Fonte da imagem: pospretudo.blogspot.com

Você se sente envolvido pelo tempo, ou melhor, pela falta de tempo? Faz tantas coisas e no final do dia tem a sensação de que nada mudou? Nunca tem tempo pra nada? Acha que 24 horas por dia é muito pouco? Esta série de posts é especialmente para você!

Esta série de posts tem como objetivo ajudá-lo a administrar melhor seu tempo para que você consiga fazer tudo aquilo que realmente é necessário, deixando um tempinho para o lazer e reduzindo características como stress, mal humor etc.

Vou mostrar aqui algumas técnicas para ajudá-lo nesta importante missão de Adiministrar melhor o seu tempo, mas atenção: não existe fórmula mágica! Tudo depende de você! Então vamos lá?!

Algumas técnicas aqui abordadas foram baseadas no livro:

Muito tem se falado sobre a falta de tempo ou o excesso de atividades. Isso deixa as pessoas estressadas, mal humoradas e frutadas. Saiba você que estas características não são mais exclusividades dos habitantes de grandes cidades.  Quando admnistramos melhor nosso tempo e conseguimos cumprir nossa agenda, nos sentimos melhor, mais auto-confiantes e mais competentes.

O primeiro passo pra adiministrar melhor o seu tempo é saber como você está utilizando seu tempo. Veja algumas dicas para iniciar esta caminhada:

1. Como você lida com o tempo? Ele é suficiente? Ou é fator de pressão? Lembre-se, o tempo deve ser seu aliado na realização das tarefas e não seu inimigo.
2. Faça uma lista com todas as atividades que você faz durante o dia e o tempo gasto em cada uma delas. Desta forma você saberá exatamente como está gastando o seu tempo.
3. Faça uma lista de todas as atividades que você não conseguiu cumprir durante o dia e o tempo estimado para o cumprimento de cada uma delas.
4. Para ter controle total sobre seu tempo some os itens 2 e 3. O excedente às 24 horas diárias corresponde ao tempo que você terá que cortar do seu dia. Você deve ter bom senso para priorizar as atividades. Mais para frente falarei sobre algumas técnicas que poderão te ajudar nesta tarefa.
5. Diversão é essencial para que você possa recarregar suas baterias. Inclua algum tempo de diversão todos os dias na sua rotina e aproveite para fazer o que gosta: malhar na academia, ir ao cinema, sair com amigos, brincar com os filhos, ficar com a família, namorar, ficar sem fazer nada etc.
6. Estabelaça horários de descanso ou de pausas durante seu horário de trabalho.
7. Reduza as interrupções durante seu trabalho. Se você é muito interrompido durante seu dia, tente trabalhar em casa ou ter um horário flexível de trabalho. Se não for possível combine com seus colegas de trabalho e funcionários horários para atendimento e conversas. Isso ajuda muito!
8. Leve em consideração que todos somos indivíduos únicos e com necessidades muito diferentes, então não se culpe se não conseguir se adequar a algumas das técnicas que falarei durante esta série de posts. Como eu disse no início, não existe fórmula mágica para administrar o tempo.

Continue acompanhando os posts.

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? Análise GUT (6/7)

Hoje vou falar sobre a análise GUT: Gravidade, Urgência, Tendência.

Esta ferramenta de hoje vai ajudar você a analisar o “problema” sob os pontos de vista da gravidade, da urgência e da tendência. Também podemos chamar estes pontos de vista de pilares.

• GRAVIDADE: intensidade ou profundidade dos danos que o problema pode causar se não houver atuação sobre ele.
• URGÊNCIA: tempo para eclosão de danos ou resultados indesejáveis que o problema pode causar se não houver atuação sobre ele.
• TENDÊNCIA: desenvolvimento que o problema terá na ausência da ação sobre ele.

Para cada um deste pilares teremos uma escala pré-definida para auxiliar na análise. As escalar utilizadas para cada um dos pilares estão representadas na figura abaixo.

Note que no pilar Gravidade, quanto mais grave for o problema maior será sua classificação no Score.

No pilar Urgência, quanto menos prazo você tem para resolver o problema, maior o Score.

E no pilar Tendência, quanto pior for o cenário futuro deste problema maior o Score.

Para auxiliar a análise sugiro que faça uma planilha parecida com a figura a seguir:

 

Na primeira coluna você deverá listar todos os “problemas” existentes na sua empresa. A seguir colocará uma coluna para cada pilar. Veja que cada problema receberá pontuação 3 vezes, uma para cada pilar ou ponto de vista. Na última coluna você fará a multiplicação dos 3 pilares e obterá um resultado X. Você deverá atacar os problemas com maior resultado desta multiplicação ou poderá ser um critério de escolha ou estabelecimento de prioridades. 

Esta ferramenta pode ser aplicada por qualquer pessoa em qualquer cargo e em qualquer empresa ou até mesmo na sua vida pessoal.

Espero ter ajudado com mais esta ferramenta.

Cristina Brasão

Baby Boomers, Geração X, Y, Z? O que você é?

Fonte: mentzingenwogel.blogspot.com

Você já deve ter ouvido falar em Baby Boomers, Geração X, Geração Y, Geração Z, mas você sabe exatamente o que quer dizer cada um destes termos? Pois bem, eles classificam as pessoas pela idade e por um padrão de comportamento, tanto profissional como de consumo.

A geração Baby Boomer compreende aquelas pessoas que nasceram entre 1945 e 1965. É a geração que lutou contra a ditadura militar, que passou pela Jovem Guarda, Bossa Nova e Tropicalismo e que tinha como interesse construir uma carreira sólida e estável.

Já a geração X, nasceu entre 1965 e 1980. Esta geração passou por instabilidade econômica, pela explosão da AIDS no mundo, pelo impeachment do Presidente Collor e teve sua vida invadida pela tecnologia. Vive bastante de status e cargos, é resistente a novas tecnologias e pensa sempre em ganhar mais dinheiro.

Quem nasceu entre1980 e 1990 já se encaixa na Geração Y. Nasceu num período de maior estabilidade política e econômica, e foi apresentada à internet e ao celular. Essa geração nasceu e cresceu cercada de estímulos e sua principal característica é a capacidade de fazer tarefas múltiplas simultaneamente. Não se sujeita às tarefas subalternas de início de carreira e lutam por salários ambiciosos desde cedo.

A Geração Z, bem menos conhecida é composta pelos que nasceram após os anos 1990. Eles já nasceram na Era Digital, não sabem o que é um disco vinil ou uma fita cassete, são extremamente familiarizados com tecnologia, não tendo nenhum tipo de dificuldade para acompanhar o progresso tecnológico e apresentam dificuldade de interação social. São conscientes da importância do meio ambiente, consomem tudo que veêm pela frente e estão chegando agora ao mercado de trabalho. São rápidos, porém com baixa concentração.

O que você é? Se você não soube responder, não se desespere. Como eu disse no início do post, estes termos classificam as pessoas de acordo com padrões de comportamento, o que não quer dizer que você tenha que ser exatamente o que diz a sua Geração. Eu por exemplo, segundo a idade sou da Geração X, mas me sinto muito mais Y em termos de comportamento. O importante não é se encaixar em uma destas caixinhas, mas saber identificar o padrão nas pessoas e saber lidar com elas pra reduzir o nível de conflito entre gerações principalmente dentro das empresas.

Seguem alguns links interessantes sobre o tema apresentados originalmente pelo Jornal da Globo, mas que foram retirados do Blog do professor Elifas.

 

 http://g1.globo.com/jornal-da-globo/noticia/2010/11/geracoes-apresentam-diferentes-perspectivas-e-metas-profissionais.html

 

http://g1.globo.com/jornal-da-globo/noticia/2010/11/funcionarios-de-valores-diferentes-geram-conflitos-em-empresas.html

 

http://g1.globo.com/jornal-da-globo/noticia/2010/11/empresas-encontram-desafios-para-manter-talentos-da-geracao-y.html

 

http://g1.globo.com/jornal-da-globo/noticia/2010/11/geracao-y-cria-e-dirige-empresas-de-sucesso-no-brasil-e-no-exterior.html

 

http://g1.globo.com/jornal-da-globo/noticia/2010/11/ritmo-da-tecnologia-e-decisivo-para-formar-personalidade-da-geracao-z.html

 

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? OFPISA (5/7)

Em administração fala-se muito em planejamento. Eu já falei sobre este assunto aqui no BLOG PEGG algumas vezes, mas será que todo mundo sabe o que é planejamento?

Segundo o dicionário Houaiss:

“substantivo masculino
1    ato ou efeito de planejar
2    serviço de preparação de um trabalho, de uma tarefa, com o estabelecimento de métodos convenientes; planificação
3    determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação”

E como fazer um planejamento?

O método de hoje é o OFPISA e vai auxiliar você nesta tarefa tão importante da gestão. Veja significado da sigla:

1. O: Escolher OBJETIVO (Nesta fase você deverá responder as perguntas listadas abaixo.) 
   •O que viemos fazer aqui hoje?
   •Onde queremos chegar?
   •Como saberemos que teremos alcançado o objetivo?
2. F: Coletar FATOS(Nesta fase você deverá investigar o assunto/problema respondendo as perguntas abaixo:) 
   •O que está ocorrendo?
   •De quais informações dispomos?
   •Todos os envolvidos as conhecem?
   •Quem ou o que poderia nos fornecer mais dados?
   •São suficientes?
   •Quais nossos limites (legais, temporais, normas etc)
   •Quais foram as tentativas anteriores?
3. P: Diagnosticar PROBLEMA(Esta é a fase do diagnóstico)
   •Como o problema poderia ser declarado?
   •O foco é no problema ou na solução?
   •Se nada fosse feito o que ocorreria?
   •QUEM / O QUE é afetado pelo problema?
4. I: Gerar IDÉIAS(Fase do Brainstorming, nosso velho conhecido e já tratado nesta série de posts) 
   •Uso de ferramentas
   •Alguém mais deveria auxiliar?
   •Brainstorming
5. S: Construir SOLUÇÕES  (Aqui você irá contruir a planilha de avaliação do Brainstorming já comentada aqui nesta série de posts) 
   •Construa a Matriz de Avaliação de Brainstorming
6. A: Planejar ACEITAÇÃO (Nesta última fase você irá tornar viável ou implementar o seu planejamento). 
   •De que forma posso implementar?
   •Quais as necessidades decorrentes (financeiro/ material/ pessoas/ prazos/ patrocinadores ou parceiros?
   •Quais as consequencias da proposta no curto, médio e longo prazo?

Espero ter ajudado você!

Cristina Brasão

 

•O que viemos fazer aqui hoje?

•Onde queremos chegar?

•Como saberemos que teremos alcançado o objetivo?

Você sabe analisar e resolver problemas? 5W2H (3/7)

Hoje o tema é o método 5W2H.

Este é o tópico mais simples dentre os 7 discutidos nesta série de posts.

Trata-se de um checklist utilizado para garantir que a operação/tarefa/comunicação será conduzida e concluída sem nenhuma dúvida/erro/falha.

Mais uma vez, a origem do nome do método de hoje vem do inglês:

• What – O que será feito
• Why – Por que será feito
• Where – Onde será feito
• When – Quando será feito
• Who – Por quem será feito
• How – Como será feito
• How much – Quanto custará fazer

Para cada ação/problema/atividade, você deverá responder a estas peguntas.

Se preferir, pode fazer uma planilha contendo os 5W2H por ação/atividade/problema.

Agora é só colocar em prática.

Continue acompanhando a série!

Cristina Brasão

Você sabe analisar e resolver problemas? Brainstorming (2/7)

Hoje vou falar sobre o método BRAINSTORMING

O nome da técnica vem do inglês Brain = mente e Storming = tempestade, ou seja, Tempestade Cerebral ou Tempestade de Idéias.

O Brainstorming é uma ferramenta associada à criatividade e é usada na fase de Planejamento (na busca de soluções). Este método foi inventado por Alex F. Osbom em 1939.

A ferramenta é utilizada para que um grupo de pessoas crie o maior número de idéias acerca de um tema previamente selecionado.

Existem dois tipos de Brainstorming:

Estruturado: todos os integrantes devem dar uma idéia quando chegar a sua vez na rodada, ou passar a vez até a próxima rodada.

• Evitando a preponderância dos integrantes mais falantes.
• Dá a todos uma oportunidade igual para contribuir com idéias.
• Promove envolvimento maior de todos os integrantes.
• O Brainstorming termina quando nenhum dos integrantes tem mais idéias e todos “passam a vez” numa mesma rodada.

Não-estruturado: Qualquer integrante lança idéias à medida que vão surgindo na mente.

• Tende-se a criar uma atmosfera mais relaxada, mas também há o risco dos integrantes mais falantes dominarem o ambiente.
• Torna-se mais fácil para certos integrantes pegar carona nas idéias dos outros.
• O Brainstorming termina quando nenhum integrante tem mais idéias e todos concordam em parar.

É possível estruturar o processo de Brainstorming em fases, que são:

1. Construir a equipe: Geralmente participam os membros do setor que busca resolver o problema, mas também pode ser uma equipe multifuncional.
2. Definir foco e enfoque: Tema principal geralmente está associado a um problema ou desafio que se quer vencer.
3. Geração de idéias: O que importa é a quantidade de idéias geradas. Não importa a “qualidade”.
4. Crítica: Nesta etapa o que se objetiva é a qualidade. É feita uma primeira análise e se a idéia está voltada para o foco do problema, ela continua, caso contrário ela é riscada (eliminada).
5. Agrupamento: Uma vez selecionadas as idéias em consonância com o foco, estas são agrupadas por “parentesco” ou semelhança de conteúdo, de forma a gerar subtítulos ou múltiplas respostas.
6. Conclusão: feita uma análise dos tópicos, subtítulos ou respostas, deve-se selecionar aquelas que, combinadas ou isoladamente, respondem à questão exposta no foco.

Para ajudar na seleção da idéia ou idéias que serão utilizada você pode fazer uma matriz como esta da figura abaixo:

Neste caso as melhores idéias possuem menor pontuação. Feita a análise da matriz, fica mais fácil escolher!

Os critérios de avaliação são definidos pela própria equipe ou pela direção da empresa e podem ser: custo de implementação, tempo de implementação, entre outros.

Pratique o Brainstorming com sua equipe. Ótimas idéias surgirão!

Continue acompanhando a série de posts.

Cristina Brasão

A Liderança Situacional

Comecei a fazer o Curso de Administração em 1996 e logo nas primeiras disciplinas me interessei muito pelo tema sobre liderança. Queria entender porque algumas empresas prosperam e outras não, e qual a relação disso com liderança. A Teoria Geral da Administração possibilitou isso logo nos primeiros anos e quando consegui o primeiro estágio em uma pequena empresa, pude perceber a importância do estilo de liderança na condução das empresas desse porte. A experiência permitiu identificar o comportamento do líder e os resultados que conseguia com seus funcionários.

O proprietário ou gerente de uma pequena empresa precisa reconhecer que liderar é dos principais processos da organização, pois é a partir da liderança que as estratégias podem ser colocadas em prática e, assim, a alcançar os objetivos. O líder precisa formar equipes, contribuir com os resultados, desenvolver o bem-estar das pessoas.   

O diferencial do sucesso será uma administração eficaz. A administração significa o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização, e de usar todos os recursos disponíveis da organização para alcançar objetivos estabelecidos. Assim, quero mostrar a você, que a pequena empresa e seus gestores devem compreender o papel do líder e de que forma ele deve se comportar.

Há várias correntes que explicam a liderança, como a teoria dos traços, que afirma que o líder nasce feito ou é formado através do estudo; e a contingencial, que defende a idéia de que a liderança depende do momento, das circunstâncias e da situação.    

As teorias contingenciais da liderança procuram explicar essa função administrativa dentro de um contexto amplo, de que não existe um único estilo ou modelo de liderança válida para toda e qualquer circunstância. Pelo contrário, cada tipo de situação requer um tipo de liderança diferente para se alcançar à eficácia dos subordinados. O líder pode ser autoritário ou democrático, dependendo da situação em que se encontram os liderados. Se as pessoas têm responsabilidade e cumprem seu papel, o estilo democrático pode ser viável no alcance dos resultados. Porém, se o líder perceber que a liberdade e a participação dos liderados estão causando problemas, este poderá adotar o estilo autoritário.

A Teoria da Contingência, desenvolvida nos anos 70 do Século XX, aborda justamente essas características de relatividade, no qual o que determina a melhor teoria administrativa, o melhor modelo de gestão e o melhor modelo de liderança é o momento, a situação atual.

A pequena empresa, pelo seu tamanho, tem mais rapidez para fazer as mudanças necessárias de acordo com a situação. Outros fatores que podem definir o estilo de liderança são os ambientes externos, como o aumento da concorrência, novas leis governamentais, novas tecnologias que possam ser empregadas na empresa, melhorias no ambiente econômico. Nesse caso, o líder deve sempre buscar conhecimentos sobre o seu negócio, sobre as características do verdadeiro líder, estimular as pessoas ao trabalho, ter consciência de que não domina tudo e que precisa se adequar para poder reconduzir, sempre que possível, as estratégias da empresa.

Francisco Mirialdo Chaves Trigueiro

Administrador pela Universidade Federal da Paraíba (UFPB – João Pessoa)

Professor da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT – Cuiabá)