Administração do tempo – Parte 6 (Saiba dizer não e Planejamento)


Uma boa maneira de poupar o seu tempo é saber dizer não. É uma palavra bastante simples, mas muito difícil de dizer.

Sempre que te pedirem algum trabalho fora da sua rotina, avalie se ele realmente precisa ser feito, ou se aquele prazo é possível de ser cumprido ou se precisa ser feito exatamente daquele jeito. Será que já não existe algo pronto que pode fornecer as informações necessárias? É muito comum pessoas, departamentos, empresas retrabalharem a mesma informação várias vezes, então fique atento!

Sempre que disser um não, fundamente para a pessoa, assim você não ficará com fama de antipático!

Uma grande fonte de desperdício de tempo são as reuniões. Então participe somente daquelas que você precisa estar envolvido. E quando você for convocar uma reunião, fique atento:

  • Convoque apenas pessoas realmente necessárias na tomada de decisão.
  • Estabeleça horário de início e fim e lembre-se que reuniões curtas normalemente são mais produtivas.
  • Planeje a pauta antecipadamente e envie para os participante, assim eles poderão se preparar com antecedência e as discussões serão mais efetivas durante a reunião.
  • Sempre que a reunião começar a dispersar, puxe a pauta e retome o assunto.
  • Anote todas as decisões e envie uma ata da reunião o mais breve possível contendo as resoluções, pendências a atribuições de atividades para os envolvidos.

Planejamento é fundamental para a otimização do tempo. Se você depende de outras pessoas e/ou departamento para cumprimento de determinada tarefa, inclua um prazo de 1 ou 2 dias para possíveis atrasos. Previna-se sobre problemas, fique sempre atento. Mantenha sempre uma cópia de documentos importantes para o caso de extravios. Previnir é sempre melhor que remediar!

Continue acompanhando a série de posts!

Cristina Brasão

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