Administração do tempo – Parte 5 (Agrupamento de tarefas e delegação)


Outra dica para auxiliá-lo na otimização do seu tempo é o agrupamento de tarefas de acordo com o tipo ou similaridade. Estabeleça horários para atendimento ao público e/ou estagiários/funcionários/colegas de trabalho; preencha todos os relatórios de uma vez; estabeleça intervalos durante o dia para ler e responder e-mail, pois se você fizer isto durante todo o dia irá desperdiçar muito tempo, enfim, agrupe a tarefas.

Além de agrupar as tarefas por tipo, você deverá levar em consideração o seu ritmo biológico. É isso mesmo! Algumas pessoas trabalham melhor de manhã, outras à tarde e outras à noite. Coloque aquelas tarefas mais complexas ou que exigem maior concentração no período do dia mais produtivo para você!

Não esqueça nunca de deixar espaços livres na sua agenda para atender os imprevistos ou pedidos de última hora. Eles ocorrem diariamente!

Delegar tarefas também pode ser fundamental para que você consiga atender toda a sua demanda de trabalho, mas cuidado, delegar não é passar o seu trabalho para outra pessoa fazer. Alguns cuidados devem ser respeitados:

  • Selecione a tarefa a ser delegada e faça um fluxograma dela para auxiliar quem irá cumprí-la.
  • Escolha a pessoa mais adequada na equipe para executar a tarefa.
  • Explique passo-a-passo o que deve ser feito, mas deixe espaço para que a pessoa que i´ra fazer a tarefa para você possa usar a criatividade e dê sugestões de melhoria.
  • Explique porque o cumprimento desta tarefa é importante.
  • Prazos e regras devem ser conhecidos.
  • Esteja aberto para tirar todas as dúvidas a respeito da tarefa.
  • Acompanhe a execução da tarefa de perto em todo o seu percurso e não só na entrega.
  • Avalie os resultados e elogie ou corrija sempre que necessário.

Atenção! Não delegue em excesso! E o mais importante, quando você delega uma tarefa, a autoridade continua sendo sua, enquanto a responsabilidade é compartilhada.  Vamos tratar deste assunto em outro post.

Continuem acompanhando a série!

Cristina Brasão

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