O uso dos instrumentos de Organização, Sistemas e Métodos nas empresas do Século 21


A área de Organização, Sistemas e Métodos (OS&M) representa, a princípio, a racionalidade e formalidade nas empresas. No Governo Collor, o Brasil começou o processo de abertura econômica no início dos anos 90 e consolidada nos governos FHC e Lula. As empresas passaram por reestruturação, com diminuição de níveis hierárquicos, com a implantação de sistemas de comunicação mais ágeis e flexíveis a fim de não se contrapor às variáveis ambientais incontroláveis, como as externas. Com a globalização, cresceu a concorrência e agora, as empresas brasileiras concorrem com as estrangeiras, instaladas ou não no Brasil.

Então, a forma de produção mudou, os departamentos de marketing e vendas tornaram-se fundamentais para manter a carteira de clientes. O público-alvo passou a ter mais alternativas de escolha de produtos e serviços. A gestão de pessoas passou a enfocar a capacitação de funcionários, que foram obrigados a mudar o perfil de formação, incluindo a intelectualidade, a inteligência emocional, a dominação tecnológica e da informática com o objetivo de atender o mercado cada vez mais exigente. As máquinas foram modernizadas, os processos de pedido e de produção passaram a ser automatizados. E o gerenciamento dessas áreas necessariamente passa pelo uso dos instrumentos de OS&M. E agora no Século 21, mais do que nunca, as empresas devem repensar a forma como utilizam esses instrumentos de modo a alcançar os objetivos e manterem-se preparadas para competir.

O fator tempo implica em resultados práticos e até na lucratividade das empresas do Século 21. Assim, a alocação de recursos (matéria-prima, peças, equipamentos, entre outros) e de pessoas no desempenho de tarefas é significativa para a tomada de decisão e o gerenciamento. Nesse contexto, o Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT) torna-se um instrumento importante. Entretanto, a sua elaboração deve nortear os resultados da companhia em um ambiente mais dinâmico e incerto. Não se permite que o QDT apenas simbolize que tarefas devem ser desempenhadas em cada função e por quem, quando e a seção. O mercado exige uma atuação mais concreta em curto prazo, e para a distribuição das atividades deve abranger, além das características citadas anteriormente a capacitação do funcionário, o equilíbrio de trabalho, a simplicidade do processo, a flexibilidade para atender a imprevistos e integração com demais departamentos. Empresas dos mais diversos setores (indústria, comércio ou serviço) dos mais diversos ramos (indústria automobilística, varejo alimentar ou empresas de aviação) devem distribuir as funções e respectivas atividades de modo a superar obstáculos, nem que para isso tenha que reformular tudo rapidamente, realocar pessoal, otimizar os recursos financeiros e materiais. Por exemplo, as empresas de aviação civil com a crise aérea devem estar preparadas para os blecautes e responder rapidamente ao principal interessado: o cliente. Para ele não importa quem internamente executa ou é responsável pelos serviços. Enfim, só deseja ter seu problema resolvido.

As atividades representadas no QDT são interligadas com outras do mesmo setor ou de outros. Esse processo de integração é possível através de um instrumento simbolizado pelos Fluxogramas, ou seja, é o passo a passo de cada ação relacionada a outras dentro das empresas. O fator humano nos fluxogramas representa a operação, o seu funcionamento, pois apenas o gráfico não significa que as atividades estão sendo desenvolvidas, a comunicação está acontecendo sem ruído e o feedback fornecido. Esse instrumento tem início, meio e possivelmente fim, dependendo das circunstâncias. Neste início de século, a tecnologia influencia a eficácia dos fluxogramas, e conforme explicitamos no início, a gestão de pessoas deve estar voltada para a preparação e capacitação do capital humano, uma vez que o processo só funciona com o mútuo entendimento das partes envolvidas. Ainda acontece, por exemplo, conflitos negativos entre pessoas e departamentos envolvidos, onde o fluxo do processo emperra nessas divergências. As áreas mais comuns são a de marketing e finanças, principalmente quando se define política de crédito para os clientes. Enquanto o pessoal de marketing planejar aumentar o limite de crédito, o setor financeiro veta, sem ao menos discutir e analisar racionalmente a decisão. O fluxo deve conter documentos como histórico do cliente na empresa, o seu cadastro financeiro em órgãos como SERASA, SPC e afins, para se estudar a medida mais adequada e rápida ao cliente.

Outro instrumento de OS&M que influencia consideravelmente na operacionalização do QDT e fluxogramas é o Layout (ou arranjo físico). Apenas elaborar o QDT e definir os fluxos do processo das atividades sem a preocupação com as condições físicas de trabalho não chegará a lugar nenhum. Pelo menos não aonde a empresa deseja, que é o alcance dos seus objetivos definidos no planejamento. Às vezes, a empresa tem um espaço físico grande, mas não é funcional, não é harmonioso e não adaptado ao homem. Um dos grandes males do mundo contemporâneo é o estresse, e um ambiente de trabalho que não oferece condições adequadas, qualidade de vida e ergonomia pode contribuir com o surgimento dessa doença entre os funcionários da empresa. Naturalmente, o layout não é o único fator para que isso aconteça, mas oferece riscos de que venha acontecer. Para realizar o seu trabalho, o homem precisa de espaço e de uma arrumação dos móveis, máquinas e equipamentos adequados. Sem contar com a iluminação, ventilação e limpeza do ambiente de trabalho. Não se permite, até por questões legais, que um chão de fábrica, escritório ou loja tenha fios soltos pelo chão, mesas e cadeiras sem padrão de altura e espaço ao físico do trabalhador e trabalhem sem equipamentos de segurança. Outro ponto fundamental, até pela questão de tempo e decisão, que a arquitetura leve em conta o local da matéria-prima e o uso da mesma, a fim de evitar esforços necessários e, perda de tempo.

Quanto aos formulários, a sua importância se dá pelo fato de ser um excelente veículo de transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e controle das atividades desenvolvidas. Nas empresas do Século 21, os formulários eletrônicos ganham destaque por serem mais rápidos. A comunicação interna precisa ser mais ágil, pois o concorrente pode estar pensando justamente em aprimorar o fluxo de comunicação para ganhar em competitividade com respostas mais rápidas e concretas para acionistas, clientes, sociedade, fornecedores, entre outros stakeholders. Muitas organizações vêm incluindo no planejamento estratégico ações de endomarketing no intuito de otimizar a comunicação na empresa e o conhecimento dos funcionários de tudo que se refere à mesma. Em síntese, procuram meios eficazes de tornar o fluxo de informação otimizado e adequado às condições externas e internas.

Esta rápida explanação não tem a pretensão de concluir o uso dos instrumentos técnicos em uma economia globalizada, e sim, de levantar questões para definir um problema de pesquisa mais aprofundado. Entretanto, para o aluno é interessante para entender a aplicação de instrumentos racionais em ambientes mais abstratos e mutáveis como o mundo dos negócios no Século 21.

Francisco Mirialdo Chaves Trigueiro

Administrador pela Universidade Federal da Paraíba (UFPB – João Pessoa)

Professor da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT – Cuiabá)

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